Einfaldasta ráðstefnukerfið samanstendur af hljóðnema, magnara, hátölurum og skjáborðstækjum (eins og snjallstöðvum fyrir borðtölvur og LCD skjái). Samsetning þessara tækja myndar ráðstefnukerfi sem þjónar til að senda hljóð, sýna upplýsingar og magna upp hljóð, sem gerir notendum kleift að sjá, heyra og tala.
Með tækniframförum og auknum kröfum um virkni, sérstaklega víðtækri notkun tölvu og neta, hefur umfang ráðstefnukerfa aukist. Það felur nú í sér atkvæðagreiðslu / kosningar / umræður, myndbandsfundir, fjarfundir, símafundir, samtímatúlkun og skjáborðsskjáir. Þetta eru grundvallarþættir nútíma ráðstefnukerfis og röð tengdra tækja hefur komið fram, eins og miðstýring, hitastýring, ljósastýring, hljóðstýring og aflstýring. Knúið áfram af nútíma tækniþróun er ráðstefnukerfi nú skilgreint sem heill vélbúnaður og hugbúnaður sem tengist fundum.
